Conformité Loi 25 : Ce que les très petites entreprises (TPE) doivent savoir
La conformité à la Loi 25 est désormais essentielle pour toutes les entreprises québécoises, y compris les très petites entreprises (TPE). Même avec peu de ressources, votre TPE peut respecter cette loi et protéger efficacement les renseignements personnels de ses clients.
Ce guide vous explique les obligations liées à la conformité Loi 25 pour les TPE, et comment vous y conformer facilement, avec des options adaptées à votre réalité.
Qu’est-ce que la conformité pour les TPE ?
La Loi 25 modernise la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au Québec. Elle est entrée en vigueur progressivement entre 2022 et 2024, avec une dernière échéance prévue en septembre 2025.
La conformité Loi 25 signifie que même une TPE doit garantir un contrôle accru des citoyens sur leurs données, en respectant des obligations strictes lors de la collecte et du traitement des renseignements personnels.
Source : Commission d’accès à l’information du Québec (CAI)
Pourquoi la conformité Loi 25 concerne toutes les TPE
Que vous gériez une boutique en ligne, un salon de coiffure ou un cabinet de consultation, si votre TPE collecte des données clients (nom, courriel, téléphone, etc.), la Loi 25 vous concerne.
Même avec un seul employé, être conforme impose à votre TPE de :
- Nommer une personne responsable de la protection des renseignements personnels ;
- Établir une politique de confidentialité claire ;
- Obtenir un consentement explicite avant de collecter des données ;
- Mettre en place des mesures de sécurité adaptées pour protéger les données.
5 étapes pour assurer la conformité dans votre TPE
Pour respecter la conformité Loi 25, voici un plan simple en 5 étapes pour les TPE :
1. Nommer un responsable des renseignements personnels
Désignez une personne (vous-même ou un employé) qui sera responsable des renseignements personnels au sein de votre TPE. Cette personne sera votre interlocuteur principal pour toutes questions ou plaintes.
Qu’est-ce qu’un responsable des renseignements personnels?
2. Rédiger une politique de confidentialité conforme à la Loi 25
Votre politique doit clairement expliquer :
- Pourquoi vous collectez les données ;
- Comment elles sont utilisées ;
- À qui elles peuvent être transmises.
Exemple de modèle de politique de confidentialité
3. Obtenir un consentement éclairé conforme à la Loi 25
Avant toute collecte, assurez-vous que vos clients donnent un consentement volontaire et clair, sans case pré-cochée ou ambiguïté.
4. Sécuriser les données selon les exigences de la Loi 25
Même avec des outils simples, appliquez ces bonnes pratiques :
- Utiliser des mots de passe forts ;
- Limiter l’accès aux données ;
- Vérifier la sécurité de vos outils numériques.
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5. Préparer un plan d’intervention en cas de fuite de données
Votre TPE doit anticiper et organiser la gestion d’incidents, incluant :
- Un registre des incidents ;
- Une procédure pour informer la CAI et les personnes concernées.
La conformité Loi 25 accessible à toutes les TPE
La Loi 25 ne concerne pas uniquement les grandes entreprises. Les TPE peuvent aussi mettre en place une gestion adaptée et bénéficier d’accompagnement personnalisé.
Des solutions existent pour :
- Personnaliser la politique de confidentialité ;
- Utiliser une trousse de conformité adaptée ;
- Suivre des formations simples et efficaces.
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Ce qu’il faut retenir sur la conformité
- Elle concerne toutes les TPE ;
- Quelques actions clés suffisent pour respecter la loi ;
- Le non-respect peut entraîner des sanctions lourdes (jusqu’à 25 M$ ou 4 % du chiffre d’affaires mondial) ;
- Un accompagnement clair et adapté est disponible, sans garantie légale mais efficace.
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Conclusion : Maîtriser la conformité Loi 25 dans votre TPE
La Loi 25 peut paraître complexe, mais avec rigueur et les bons outils, votre TPE peut se mettre en conformité progressivement et sereinement.
Le but est d’instaurer une gestion responsable des renseignements personnels, adaptée à votre rythme et à vos moyens.
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