Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) : rôle, responsabilités et erreurs à éviter
Avec l’entrée en vigueur progressive de la Loi 25 au Québec, toutes les entreprises qui détiennent des renseignements personnels doivent désigner un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). Ce nouveau rôle est bien plus qu’une formalité : il représente un pivot essentiel pour assurer la conformité légale, limiter les risques et maintenir la confiance des clients.
Dans cet article, nous expliquons le rôle du RPRP, ses responsabilités concrètes, ainsi que les erreurs fréquentes que les organisations doivent absolument éviter.
Qu’est-ce qu’un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) ?
Le responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) est la personne désignée par une entreprise ou un organisme pour assurer la conformité à la Loi 25. Par défaut, c’est le plus haut dirigeant de l’organisation (souvent le PDG ou le DG), sauf si une autre personne est formellement nommée à ce poste.
Depuis septembre 2023, les entreprises doivent rendre public le titre et les coordonnées de cette personne sur leur site web.
Pourquoi ce poste est-il obligatoire ?
L’objectif est clair : renforcer la gouvernance des données personnelles et responsabiliser les entreprises. Cette exigence permet d’assurer qu’une personne est clairement identifiée pour répondre aux questions du public, aux demandes d’accès ou de rectification, et pour gérer les incidents de confidentialité.
Selon la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI), cette personne devient le point de contact principal pour tout ce qui touche la gestion des renseignements personnels.
Quelles sont les responsabilités du responsable de la protection des renseignements personnels ?
- Superviser la gestion des renseignements personnels : mettre en place des politiques internes sur la collecte, la conservation et la destruction des données, déterminer les accès aux données sensibles et encadrer les pratiques des employés.
- Gérer les incidents de confidentialité : tenir un registre des incidents (obligatoire depuis septembre 2022) et aviser rapidement la CAI en cas de brèche présentant un risque sérieux.
- S’assurer du respect des droits des personnes concernées : répondre aux demandes d’accès, de correction ou de suppression, et s’assurer de l’obtention d’un consentement valide et éclairé.
- Encadrer les transferts hors Québec : mener des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) avant de transférer des données à l’extérieur du Québec.
- Former et sensibiliser le personnel : offrir une formation continue à tous les employés et développer une culture de protection des données dans l’entreprise.
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5 erreurs à éviter absolument
- Nommer un responsable sans lui donner les moyens : désigner quelqu’un sans lui offrir de temps, de budget ou de formation revient à se tirer dans le pied.
- Garder le PDG comme responsable… sans délégation réelle : ce rôle demande de la disponibilité. Si le DG est surchargé, mieux vaut déléguer le poste à une personne compétente.
- Ne pas documenter les actions prises : sans preuves écrites (politiques, registres, preuves de consentement, etc.), votre conformité peut être remise en question lors d’un audit.
- Ignorer les ÉFVP : omettre de faire une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour un nouveau système ou fournisseur est une erreur fréquente, mais grave.
- Penser que la Loi 25 est une affaire ponctuelle : la conformité n’est pas un projet temporaire, c’est un processus continu.
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Le mot de la fin : un rôle central dans la stratégie de conformité
Le responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) est désormais au cœur de la gouvernance numérique des entreprises québécoises. Pour assurer une mise en conformité durable et crédible, il faut :
- Nommer une personne compétente
- Lui offrir du soutien et des outils adaptés
- Documenter chaque étape
Loin d’être un simple rôle administratif, le RPRP devient un véritable gardien de la confiance numérique.
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